第11回－ベトナム女子奮闘記－「5W2Hの仕事で」

　 前回の日記では、5Sのやり方と意味、仕事だけでなく日常生活における5Sの重要性について述べました。そこで今日は、仕事や日本の企業で広く使われている「5W2H」についてお話します。このフレーズを理解しやすいように、5Ｗと2Hの2つに分けて説明します。英語の最初の 5W 文字で始まる: Why、What、Where、When、Who、2Hとは How、How muchということです。では、これらの 7 文字の意味は何でしょうか? 次に、その意味を明確に理解するためにさらに詳しく学習します。

　　　5Wの最初の文字 W は「WHY」：「なぜ」という意味です。目標と要件を特定することです。「なぜ」の質問は、タスクや問題の理由と目的について学びます。その仕事を引き受けることの意味と利点について疑問が生じます。仕事をしなければならないとき、最初に自問する必要があるのは、「なぜこの仕事をしなければならないのか? それは私の組織や部門にとってどのような意味があるのか​​? それをしなかったらどんな結果が生じるのか?」です。やろうとしている仕事の目的を決めると、その仕事をやり遂げるモチベーションが高まりますが、目的は他の多くの目標と混同されやすいものです。したがって、大ざっぱで一般的なものを避け、非常に具体的な目的を指定する必要があります。

　　　WHATの意味は何か（仕事内容を決める）です。これは、タスクや問題の内容と目標に関する質問です。「何をするか」という質問は、何を行う必要があるか、達成する必要がある結果を明確に定義するのに役立ちます。これは、ビジネスが達成したい特定の目標または解決する必要がある問題に関連しています。具体的には: 何を (何を?) その仕事の内容は何ですか? その仕事を実行するための手順を示してください。次の手順は前の手順の発展であることを確認してください。

　　WHERE：どこ、 「どこ」という質問は、場所と場所についての質問です。仕事がどこで行われるか、または問題が発生するかを特定します。これは、仕事の場所、仕事の結果や問題に直接影響する場所の決定に関連する可能性があります。作業はどこで行われますか? 納品はどの場所で行われますか? どの部門で検査されますか? どのような手順でテストしますか? などの質問が含まれる場合があります。

　　WHEN　：いつ、「いつ」の質問は、タイミングとスケジュールの問題を提起します。これは、仕事の開始と終了、およびタスクを完了するのに必要な時間を決定するのに役立ちます。この質問は、時間を計画し、適切に割り当てるのに役立ちます。仕事の期限を決定するには、仕事には、重要な仕事と緊急の仕事、重要ではないが緊急の仕事、重要だが緊急ではない仕事、重要ではないが緊急ではない仕事の4種類がある。重要かつ緊急の仕事を最初に行う必要があります。

　　WHO：誰か、これは、仕事をしている人、または解決されている問題に関わっている人に関する質問です。プロジェクトや仕事では、「誰」がタスクを実行し、責任を割り当てるかを決定することが重要です。この質問は、誰が関与し、誰が責任を負い、誰が影響を受けるかを特定するのに役立ちます。その仕事や問題によって影響を受けます。特に、あなたは誰が行うのか、誰がチェックするのか、誰がサポートするのか、誰が責任を負うのか…という質問に答えます。

　　HOW：やり方を決める。「どのように」という質問は、仕事を行うための方法とプロセスに焦点を当てています。仕事を効率的に行うための方法、方法、プロセスについての疑問が生じます。この質問は、物事を行う方法を決定し、目標を達成するための最適な解決策を見つけるのに役立ちます。導入ガイドとは何ですか? それぞれの作業をどのように行うのですか?基準は何ですか?機械がある場合、どのように動作するのですか?

　　HOW MUCH：いくら。この仕事をするのにどれくらいのお金が必要かを判断します。この問題にはリソースとコストが関係します。仕事を行うために必要なリソース (人的、物的、財政的) の量について質問します。この質問は、リソースとコストを特定して見積もり、リソースを効果的に計画および管理するのに役立ちます。齟齬が生じた場合に見直しが容易となるよう、綿密かつ明確な見積りを作成するとともに、市場価格と比較して高すぎる価格にならないよう、市場のコストをよく理解することも必要です。その他、共通点がある。仕事を任せる場合、資金は非常に重要ですので、市場や当事者間での価格差を確認して違いに気づきましょう。

自分にとって仕事を始めた当初から、仕事での5W2Hの使い方に注意が払われず、ミスや時間のロスが発生したり、仕事の進捗に影響を及ぼしたりしました。5W2Hを学ぶ前は、勤務前や勤務後の時間を気にしていませんでした 誰に、何のために、お金を払うのか、どこで、どれだけ、あるいはどのように適切に行うか。社長から5W2Hを仕事に当てはめる指導を受け、自分の働き方を修正することができました。仕事を割り当てられたときは、時間、場所、方法に注意し、完了後は混乱や間違いを避けるために日付と場所を明確に記載する必要があります。または、仕事を完了するときは、日付と場所を明確に記録し、簡単に見て確認できるようにする必要があります。